Il "Regolamento per il Rimborso delle Spese di Viaggio per Dipendenti e Amministratori" stabilisce le norme e le procedure per il rimborso delle spese sostenute dai dipendenti e dagli amministratori durante le trasferte per motivi di lavoro. Di seguito è fornita una descrizione estesa dei principali elementi che possono essere inclusi in un regolamento di questo tipo:
1. Premesse e Scopo
- Scopo del Regolamento: Definire le modalità di rimborso delle spese di viaggio sostenute dai dipendenti e amministratori, assicurando chiarezza e uniformità nella gestione delle spese e nella loro autorizzazione.
- Obiettivi: Garantire una gestione equa e trasparente delle spese di viaggio, ottimizzare l’uso delle risorse e prevenire abusi o malintesi.
2. Definizioni e Terminologia
- Definizioni: Chiarire i termini utilizzati nel regolamento, come "spese di viaggio", "rimborso", "trasferta", "spese di vitto e alloggio", e altri termini rilevanti.
3. Soggetti Beneficiari
- Dipendenti: Norme relative ai dipendenti che possono richiedere il rimborso delle spese di viaggio, comprese le categorie di personale e i criteri di ammissibilità.
- Amministratori: Norme specifiche per gli amministratori, come i membri del consiglio comunale e altri soggetti coinvolti nella gestione dell’ente.
4. Tipologie di Spese Rimborsabili
- Spese di Viaggio: Dettagliare le spese di viaggio rimborsabili, inclusi trasporti pubblici, mezzi privati (con rimborso chilometrico), e costi di trasporto aereo o ferroviario.
- Spese di Vitto e Alloggio: Norme per il rimborso delle spese di vitto e alloggio durante le trasferte, comprese le modalità di calcolo e i limiti di spesa.
- Spese Accessorie: Include eventuali spese accessorie che possono essere rimborsate, come parcheggi e pedaggi.
5. Procedura di Richiesta di Rimborso
- Autorizzazione: Procedure per l’autorizzazione delle trasferte e delle spese prima della partenza, inclusi i requisiti di approvazione.
- Presentazione delle Richieste: Norme per la presentazione delle richieste di rimborso, inclusi i moduli da compilare e le informazioni da fornire.
- Documentazione Necessaria: Elenco dei documenti e delle ricevute che devono essere allegati alla richiesta di rimborso, come biglietti di viaggio, fatture e ricevute.
6. Calcolo e Limiti di Rimborso
- Tariffe e Limiti: Definizione delle tariffe e dei limiti di rimborso per ciascuna tipologia di spesa, come tariffe per il rimborso chilometrico e tetti di spesa per vitto e alloggio.
- Rimborso Chilometrico: Modalità di calcolo del rimborso per l’uso di veicoli privati, compresi i tassi per chilometro e le condizioni applicabili.
7. Modalità di Pagamento
- Modalità di Rimborso: Procedure per il pagamento dei rimborsi, inclusi i tempi di liquidazione e le modalità di pagamento (ad esempio, bonifico bancario).
- Tempi di Liquidazione: Scadenze per la presentazione delle richieste di rimborso e i tempi entro cui i rimborsi devono essere effettuati.
8. Controlli e Verifiche
- Controlli: Procedure per il controllo e la verifica delle richieste di rimborso, inclusi i controlli su spese e documentazione.
- Accertamenti: Procedure per l’accertamento di eventuali irregolarità e per la risoluzione di dispute relative ai rimborsi.
9. Normative Transitorie e Finali
- Disposizioni Transitorie: Norme per la gestione delle richieste di rimborso relative a trasferte effettuate prima dell’entrata in vigore del nuovo regolamento.
- Modifiche del Regolamento: Procedure per l’aggiornamento e la modifica del regolamento, per adeguarlo ai cambiamenti normativi o alle nuove esigenze dell’ente.
- Entrata in Vigore: Data di entrata in vigore del regolamento e disposizioni per la sua applicazione pratica.
10. Gestione e Amministrazione
- Autorità Competente: Indicare l’ente o l’ufficio responsabile della gestione e dell’amministrazione delle richieste di rimborso, inclusi compiti di supervisione e controllo.
- Documentazione e Archiviazione: Regole per la gestione e l’archiviazione della documentazione relativa ai rimborsi, comprese le modalità di accesso e consultazione dei documenti.
Il Regolamento per il Rimborso delle Spese di Viaggio è essenziale per assicurare che le spese sostenute durante le trasferte per motivi di lavoro siano gestite in modo equo e trasparente, ottimizzando le risorse e prevenendo abusi.